Undvik mailstressen och jobba effektivt tillsammans med Teams

Skärmdump av Microsoft Teams

För den som aldrig jobbat i Teams kan man se ett Team som ett hus. Du får access till huset med passerkortet eller nyckeln och ser och delar samma saker som alla andra med tillgång till huset. Varje kanal är som ett rum i huset och om bara vissa personer har nyckeln som leder till ett visst rum så är det alltså en privat kanal i Teams. I den här bloggen ska vi titta lite närmare på fördelarna med Teams – och varför de ökar affärsnyttan.

Teams är stället där jobbet blir utfört, själva navet för samarbete. Eftersom gränssnittet är detsamma, slipper man öppna en massa andra program för att få tillgång till olika sätt att jobba.

Samarbeta hur och var man vill

Med Teams kan man skapa gemensamma arbetsytor för den lilla eller den stora gruppen eftersom man kan dela upp ett Team i flera kanaler med olika syften, t.ex.  affärsområden, grupperingar och projekt. Och så länge man har en internetuppkoppling, kan man jobba var man än befinner sig – hemma, på tåget eller hotellrummet.

En annan fördel är det enkla sättet att kunna dela filer och att flera personer kan jobba i samma dokument. Det är även enkelt att dela filer från t.ex One Drive med andra personer i Teams. När filer är samlade i ett Team har man alltid den senaste versionen och om något händer med filens innehåll så man behöver backa till en tidigare version, finns versionshantering inbyggt i systemet.

Vad är skillnaden mellan chatt och möte?

Jag definierar chatt som ett “snabbmöte” med en eller flera personer där man diskuterar, delar anteckningar och filer o.s.v.  medan ett möte har en förutbestämd agenda och en utsatt tid. Båda dessa slags forum är enkla att skapa och använda i Teams. Något som också är smidigt är att man kan byta enhet mitt i möte. Tänk dig att du behöver gå tidigare från ett möte för att hämta barnen på dagis – då kan du helt enkelt bara byta enhet från datorn till mobilen och ändå vara kvar i mötet.

Idag finns också möjligheten att använda mer avancerade möten, där man kan dela upp mötesdeltagarna i mindre grupper och sedan gå tillbaka till det stora mötet. Det är detta som kallas för Breakout rooms och som kan vara praktiskt t.ex. när man ska workshoppa tillsammans och behöver jobba i smågrupper en del av mötet. I mitten av mars i år kommer Teams Pro att släppas  – en tjänst som kommer att möjliggöra stöd för webbinarium och annan ny mötesintelligens, så det ser vi fram emot!

Teams ökar produktiviteten och affärsnyttan

Hur kan Teams öka produktiviteten och affärsnyttan för ett företag? Jo, eftersom Teams är ett samarbetsverktyg där man samlar filer, gör uppgifter, chattar, har möten, för anteckningar och använder andra appar i ett och samma gränssnitt, så behöver användarna inte lämna Teams för att jobba med sina olika uppgifter. Det finns också ett antal olika tredjepartsappar som gör det möjligt att utöka med fler funktioner i samma gränssnitt.

Undvik mailstressen med Teams

Om man använder Teams för att lagra konversationer, meddelanden, möten, dokument o.s.v. i olika Team och kanaler, så lagras informationen på rätt ställe direkt, istället för att du behöver gå igenom hela din inkorg och försöka fördela informationen därifrån. Du slipper också fundera på vem ska ha mailet… Lägg informationen i den Teamskanal som är relevant så har alla i kanalen informationen direkt! Med andra ord – om du börjar använda Teams istället för mail, så kommer du nog minska din mailstress rejält! Det finns exempel på företag som börjat använda Teams för exempelvis intern kommunikation och fått ner antalet mail med mer än 50%.

Nyfiken på att veta mer?

Teams är alltså en molnbaserad lösning vilket innebär att man alltid har informationen med sig, oavsett vilken enhet man råkar ha tillgänglig. Men om du är ny på Teams kan det kanske vara en utmaning att hitta alla möjligheterna med Teams p´å egen hand – särskilt om man redan har för mycket att göra på jobbet och inte har tid att sätta sig in i alla möjligheterna på egen hand. Vi på Loxodonta har gedigen kunskap om Teams och vi hjälper gärna dig och ditt företag med att komma igång att nyttja Teams med alla produktiva och säkra funktioner. Kontakta oss gärna så hjälper vi dig!

Mikael Björck
Mikael Björck | Senior IT-specialist